I en bransch där tid är den främsta valutan drunknar många specialistrekryterare i administration. Den här fallstudien visar hur ett tillväxtbolag kan gå från fragmenterade datasilos till en samlad, intelligent kunskapsbank – och frigöra över 25 % av en enskild konsults arbetsvecka.

---

Utmaningen: Den dolda kostnaden av spridd information

Många rekryteringsföretag i tillväxtfas upplever att deras största tillgång, information om kandidater och kunder, också är en av deras största flaskhalsar. För ett rekryteringsbolag, där värdefull information är spridd över flera oberoende miljöer, är snabb tillgång till samlad information skillnaden mellan en lyckad rekrytering eller en förlorad kandidat.

Företaget upplevde att den tid som lades på att leta efter och sammanställa information om kandidater tog viktig tid från verksamheten, vilket hindrade företaget från lägga mer tid på strategiskt arbete.

Uppdraget blev att ta fram en digital strategi som möjliggjorde att företaget skulle kunna växa utan tekniska begräsningar och att göra arbetet smidigare och mer effektivt genom automationer och speciallanpassade verktyg.

Problemet: Var finns informationen?

Rekryteringskonsulterna tvingades lägga flera timmar varje vecka på att manuellt leta efter tidigare toppkandidater och sammanställa profiler inför kundpresentationer. En högkvalificerad arbetsstyrka användes för tidskrävande administrativt arbete.

I det här fallet låg problemet i:

• Ett äldre CRM/rekryteringssystem med begränsad sökbarhet.
• Intervjuanteckningar och utvärderingar på delade molnenheter (Google Drive/Sharepoint/Dropbox).
• Kandidatdialoger och historik låg i individuella e-postinkorgar endast tillgänglig för en enskild medarbetare.

---

Lösningen: En intelligent sök- och analysmotor

En digital strategi togs fram med en plan för hur de föråldrade systemen skulle bytas ut mot modernare system som bättre passade det önskade arbetssättet och framtidssäkra företagets digitala infrastruktur. Ett beslut togs att först lösa det mest aktua problemet gällande sökbarhet av intern information om kandidater, men att skapa en lösning som passar in i den långsiktiga digitala strategin.

Genom att implementera en skräddarsydd Sök-agent baserad på modern AI-teknik (Retrieval-Augmented Generation), skapas en brygga mellan företagets alla datakällor utan att befintliga system behövde bytas ut. Lösningen byggdes modulärt för att enkelt kunna koppla på fler eller byta datakällor när nya system eller verktyg börjar användas i organisationen.

Nyckelfunktioner i lösningen:

• Semantisk sök: Istället för att söka på enstaka nyckelord kan rekryteraren ställa komplexa frågor direkt till Sök-agenten. Exempel: “Hitta kandidater med erfarenhet av molnarkitektur som uttryckt intresse för ledarroller i tidigare intervjuer.”
• Automatiserad sammanfattning: Systemet genererar automatiskt utkast till kandidatpresentationer genom att aggregera data från CV, personlighetstester och anteckningar.
• Tillgänglighet: All dokumentation blir snabbt sökbar och tillgänglig på ett ställe, vilket sparat in dyrbar tid och minskat personberoendet.

---

Säkerhet och efterlevnad

Vid hantering av personuppgifter är juridisk trygghet lika viktig som teknisk prestanda. Lösningen vilar på en systemarkitektur som säkerställer full efterlevnad av europeisk lagstiftning:

1. EU AI Act: System inom rekrytering klassas ofta som högrisk under den nya förordningen. Därför implementeras metoden Human-in-the-loop (HITL). AI-lösningen hjälper till att sammanställa information men den slutgiltiga bedömningen görs alltid av en människa.
2. GDPR & Dataminimering: Ingen data skickas utanför EU eller används för att träna publika språkmodeller. All behandling av data sker i säkrade europeiska molnmiljöer och personuppgifter filtreras bort innan den skickas till språkmodellerna. På så sätt läcker inga personuppgifter utanför den egna organisationen.
3. Transparens: Varje genererat sökresultat eller sammanfattning loggas och kan spåras bakåt till källdokumentet. Det görs för att kunna felsöka systemet och för att säkerställa att AI-agenten inte hallucinerar.

---

ROI-analys: Effekten mätt i tid

Genom att ersätta manuell sökning och administration med intelligent automation förändrades konsultens arbetsdag fundamentalt. Nedan visas tidsvinsterna baserat på ett team av rekryteringskonsulter.

Aktivitet	Före automatisering	Efter automatisering	Besparing per vecka
Informationssökning	6 timmar	1 timme	- 5 timmar
Sammanställning av profiler	4 timmar	1 timme	- 3 timmar
Kvalitativ analys av arkiv	3 timmar	0,5 timmar	- 2,5 timmar
Totalt per konsult	13 timmar	2,5 timmar	10,5 timmar

Slutsats: Genom att frigöra drygt en arbetsdag per konsult i veckan kan bolaget öka sin kapacitet och fokusera på kund- och kandidatrelationer istället för att leta efter utspridda dokument och e-post.

---

Vill du veta hur din verksamhet kan frigöra tid?

Denna fallstudie är ett exempel på hur Axiom Analytics identifierar dolda flaskhalsar och bygger broar mellan teknik och verksamhet

Vi hjälper er att navigera genom både tekniska möjligheter och de legala krav som ställs i en digital värld.

Låt oss göra en förutsättningslös genomgång av era processer.

Kontakta oss